Medarbejder håndbog

 

Vi ajourfører regelmæssigt vores medarbejderhåndbog. Vores medarbejdere får udleveret en kopi af den seneste medarbejder håndbog ved ansættelsen.

Overskrift

Text

MEDARBEJDER HÅNDBOG - INDLEDNING

 

Velkommen til adv.dk

 

Du er nu igang med at se på vores medarbejderhåndbog; En slags værktøjskasse for vores medarbejdere. Medarbejderhåndbogen indeholder råd og tips samt forskrifter for, hvordan vi ønsker kontoret drevet.

 

Du kan se vores principper og meget andet.

 

Der står også noget om, hvad der sker, når det indimellem går galt.

 

Velkommen

 

 

 

 

 



Overskrift

Text

ADVOKATSAMFUNDET (21)

 

Alle partnerne er medlem af Advokat Samfundet.

 

Vi søger stedse at overholde de retningslinier som Advokatsamfundet udstikker og senest implementeret de gældende regler, bl.a. via opdatering af vores hjemmeside samt ved at afgive samtlige pligtige oplysninger overfor vores klienter.

 

Det er et mål for os, at vi i vores adfærd nyder den nødvendige respekt i relation til vores kollegaer, men vi glemmer aldrig, at vi er klientens advokat og skal varetage dennes interesse uden unødvendige omsvøb.

 

 

 

 

ALKOHOL OG KAGER (42)

 

Vi har ikke alkohol på kontoret men vi spiser kager ind i mellem.

 

Navnlig fordi Københavns bedste konditor bor ovenfor vores kontor.

 

 

 

 

ARBEJDSMILJØ (2)

 

Vi vil gerne ha' et godt og sikkert arbejdsmiljø. Dette sikre, at vi kan give vores klienter den bedst mulige betjening.

 

Vi har udarbejdet arbejdsmiljøvurdering, som er fremsendt til myndighederne.

 

Vores lokaler er hyggelige og vi skal bestræbe os på at bevarer en god orden i lokalerne.

 

Vi gider ikke sure miner, hverken fra os selv eller fra vores medarbejdere.

 

Vi accepterer ikke mobning og vi vil bestræbe os på at udrydde eventuelle misforståelser inden de skaber problemer. Vi tror på, at det er bedre at få det frem i det fri end at vi og vores medarbejdere går og er sure.

 

Da vi har klienter som er i en stressfuld situation er det vigtigt, at vi har en god omgangstone. Der skal være højt til loftet os imellem.

 

Opstår der problemer, du synes vi skal gøre noget ved, beder vi om, at du hurtigst muligt kontakter en af parterne.

 

Vi siger derfor godmorgen og farvel, når vi forlader arbejdspladsen.

 

 

 

 

ARBEJDSTID (3)

 

Advokaterne har ikke fast arbejdstid, men møder som regel - hvis der ikke er retsmøder eller andre møder uden for huset - mellem 8 og 9. Helt afhængig af behovet.

 

Vi bestræber os på at have en "normal" arbejdstid.

 

Vores øvrige ansatte skal være på kontoret mellem kl. 9-16 på hverdage dog undtagen fredag, hvor telefonen lukker kl. 15:00.

 

Medmindre den ansatte har fået udtrykkelig instruks forventer vi, at du forlader kontoret senest kl. 17:00. Årsagen er , at vi tror, at fejlprocenten stiger voldsomt efter dette tidspunkt.

 

 

 

 

BARSEL (4)

 

Fødsel, barsels- og fædreorlov er reguleret i et særligt bilag, som du kan få udleveret af den partner som har ansat dig.

 

 

 

 

BRAND (5)

 

Ring 112 og meddele brand.

 

 

Start med at slukke samtlige sikringer.

 

Du finder disse i stueetagen og på første sal ved kopimaskinerne.

 

Der findes en pulverslukker ved kopimaskinen på første sal.

 

 

COMPANYWEB (55)

 

Du finder andre informationer omkring opsætningen af nye arbejdspladser, supplerende emailadresser, oplysninger om link mellem advokatsystemet og telefonen ( pbx) samt andre tekniske informationer på vores interne website, http://companyweb

 

 

 

 

DAGENS START (37)

 

Det første du gør om morgen når du møder ind ved 9 tiden er, at printer dagskalenderen for de enkelte jurister.

 

Derefter printer du kalenderen for imorgen og finder de sager frem, der skal bruge den pågældende dag.

 

Det er vigtigt at du finder sagerne frem og lægger dem til de respektive jurister.

 

 

 

 

DATABASER THOMSON GRØNBORG (56)

 

Vi har adgang til de relevante databaser indenfor vores speciale,

 

TfR - tidsskrift for familieret,

GRØNBORG - opslagsværk med ajourførte oplysninger

ANKESTYRELSEN - Ankestyrelsen der behandler klager og afgørelser truffet i børn og ungeudvalget og principielle afgørelse

 

+

en række andre databaser.

 

 

 

 

DISKRETION OG TAVSHEDSPLIGT (6)

 

Som det blev oplyst ved ansættelsessamtalen er diskretion og tavshedspligt omkring alle vores nuværende og tidligere klienter essentielt.

 

Ingen oplysninger eller anden information i en ikke anonym form må forlade kontoret, det være sig skiftligt, mundtligt eller på noget andet elektronisk medie. Som udgangspunkt er alle vores oplysninger fortrolige og de skal behandles som sådan. Dette betyder, at ingen oplysninger må omtales overfor 3. mand det være sig kæreste, ægtefælle, partner, børn, familiemedlemmer og andre personer.

 

Der må heller ikke afgives oplysninger overfor andre myndigheder, dvs. politi eller lignende, medmindre der foreligger en egentlig dommerkendelse. Det vil sige, at hvis politiet møder op på kontoret og IKKE er i besiddelse af en dommerkendelse skal de afvises uden videre.

 

Vores medarbejdere må heller ikke bekræfte, at en bestemt klient er klient på kontoret, idet en sådan oplysning i sig selv kan være en oplysning til en uvedkommende.

 

Er du det ringeste i tvivl om disse regler, skal du omgående kontakte en af parterne.

 

Det kan være bortvisningsgrund at overtræde reglerne og diskretion og tavshedspligt.

 

Papirer m.v. må gerne lægges i skraldespanden ved printerene, idet parterne selv håndtere papirmalkuleringen.

 

 

 

 

DRESSCODE (7)

 

Vi har ingen egentlig dresscode, men forventer at de ansatte ser præsentable ud.

 

Vi bryder os ikke om "bare maver" og en betydelig grad af kropsudsmykning.

 

Det er ikke meningen, at tøjet skal fjerne klienternes opmærksomhed fra det vigtige.

 

 

 

 

E-MAILS (9)

 

Vi lever og ånder med e-mails.

 

Vi forsøger på, at lade e-mails være den primære kommunikationsform. E-mails er pt. ikke krypteret hvilket klienterne får besked om via klientaftalen.

 

Vil du rundkaste en e-mail internt på kontoret bruger du assistenter. Er det kun til juristerne anvendes jurister.

 

 

 

 

 

 

ETIK (10)

 

Vi repræsentere et meget bredt udsnit af den danske befolkning. Vi har både klienter fra samfundets absolutte top og også klienter med de største personlige vanskeligheder med misbrug m.v..

 

Vi ønsker at give alle den bedst mulige betjening uanset deres kommunikationsform.

 

Vi accepterer derfor ikke på nogen måde, at klienter/samarbejdspartnerne "måles" eller gives en ringere betjening end andre. Kort sagt, forskelsbehandling accepteres ikke.

 

Det er meget vigtigt for os, at alle kan føle, at vi tager varer på dem, i den ofte meget stressfulde situation de er i.

 

Vi forventer derfor at du har en høj etik både i og uden for arbejdspladsen. Vi, som partnere, deltager ikke i spekulationsforretninger eller andre forretningstyper, som har et skattemæssigt tvivlsomt præg.

 

Er du i tvivl kan du altid henvende dig til en af parterne.

 

 

 

 

FAGLIGHED (11)

 

Vi søger en høj faglig standard.

 

Dette gøres ved, at vi er veluddannet og følger de kurser som er relevante for vores specialer. Vi har deltaget i de af advokatmyndighederne forudsatte antal kurser og vi søger gennem drøftelser parterne imellem at dygtiggøre os.

 

Samarbejde og sparring er nøgleord for os.

 

Vi forventer også, at du kan bidrage hertil.

 

 

 

 

FAKTURERING (12)

 

Vi fakturere i overensstemmelse med vores klientaftale, som klienterne får udleveret / fremsendt efter det første klientmøde.

 

I det omfang vores honorar dækkes af reglerne om fri proces/retshjælp, afkræves vores klienter ikke yderligere, bortset fra evt. selvrisiko.

 

Vores fakturering er gennemsigtig og bygger på de principper, som er gældende for fakturering for advokater. Vores udgangspunkt er timebetaling, men andre faktorer kan også spille ind. Se i øvrigt vores hjemmeside.

 

 

 

 

FAX (52)

 

Vores faxnummer er +45 33 12 90 27.

 

Indkomne fax finder du i vores kopimaskine på første sal.

 

Vores fax er indrettet således, at fax dels printes dels gennmes på kopimaskinens harddisk. Du kan derfor finde faxen i både papirformat og som en pdf file. Brug advokatsystemets dokumenthåndtering, ( faneblad 2 dokument2scan) til at omdøbe faxen med, således at den på samme måde som ved indscannede dokumenter kan indscannes på sagen og evt. videresendes og publiceres.

 

Udgående fax sendes også fra kopimaskinen på første sal. Husk at vedhæfte faxkvitteringen sammen med det sendte dokument.

 

 

 

 

FEJL ADVOKAT SYSTEM (50)

 

Kontakt Anders og beskriv fejlen.

 

 

 

 

FEJL OG DET DER IKKE MÅ SKE (13)

 

Vi kan ikke undgå at lave fejl ved eksempelvis frist overskridelse eller på anden måde, men bestræber os selvfølgelig på at dette ikke sker. Sker det alligevel skal du tage kontakt til den ansvarlige partner omgående, således at vi kan orientere klienten og i sidste ende vores forsikringsselskab.

 

Fejl må ikke skjules!

 

Vi har heldigvis ikke i de sidste 15 år begået ansvarspådragende fejl overfor vores klienter. Ikke at vi er perfekte, fejl forekommer også selvom der ikke er fejl i betydningen af at være ansvarspådragende.

 

 

 

 

FEJL TELEFON SYSTEM (49)

 

Den typisk fejl er flg:

 

Telefonen ringer ikke på omstillingsbordet.

 

Årsagen er at du ved en fejl har trykket på DND på telefonen. Du kan i displayet se, at dato er anført med et DND oplysning.

 

Løsning:

Du trykker på DND knappen igen og PBX virker.

 

--------------------------

 

Hvis der er fejl på telefonsystemet skal du gøre følgende:

 

1) gå ud venteværelset og åben glasdøren til dette lille skab med alle ledningerne i.

 

2) foran dig ser du nu en lang hvid stikdåse med en række kabler i. Der lyser en rød kontakt.

 

3) Den slutter du for og venter med at tænde for igen i 10 sekunder.

 

4) Telefon systemet og internet forbindelsen skulle nu være genoprettet.

 

-----------------------------------

 

 

 

 

FERIE (14)

 

Alle vores medarbejdere har ret til ferie jf. gældende lovgivning. Ferie skal varsles i god tid og aftales med de øvrige medarbejdere.

 

På grund af vores medarbejder sammensætning vil der være mulighed for, at du kan holde ferie i en længere periode - blot du dækker dig selv ind overfor de andre.

 

Under partnernes ferie dækkes poståbningen af en af de ikke ferieholdende partnere.

 

Vi har lukket grundlovsdag den 5. juni samt på visse skole/fridage.

 

Alle medarbejdere får fri til at gå til læge og tandlæge og har fri ved barns første sygedag jf. gældende regler.

 

 

 

 

HEMMELIGT (47)

 

Der er sager, hvor indholdet ikke skal være tilgængeligt for andre medarbejdere end den ansvarlige partner. Det kan fx. være oplysninger i børsnoterede selskaber hvor der gælder særlige regler for hemmeligholdelse.

 

Men skrivelserne og dokumenterne skal på samme må som andre skrivelser indscannes.

 

Du skal angive et 'H' (i stedet for et 'P') ved scanningen. Den ansvarlige advokat kan derefter se indholdet i time/sagsregnskabet.

 

 

 

HENVISNING (51)

 

Vores sagsområde er begrænset til familie retten i den bredeste betydning og den del af socalretten som angår anbringelse af børn.

 

Vi vil derfor henvise klienter, hvis sager falder uden for vores område, at kontakte kollegaer som vi kan stå inde for rent fagligt og menneskeligt.

 

 

 

 

HISTORIE (15)

 

Kontoret stammer tilbage fra omkring 1924, hvilket ses dokumenteret ved, at vores tidligere girokonto blev oprettet den 1. april 1924. Oprindeligt er kontoret etableret i Helsinge, men i midten af 1980'erne blev kontoret flyttet til København, til Sankt Peders Stræde 39, hvor kontoret fortsat har til huse.

 

Ejendommen kontoret har til huse i, har haft en broget historie, men blev moderniseret i midt 80'erne.

 

 

 

 

HJEMMESIDE (16)

 

Vores hjemmeside ses på adressen:

 

www.adv.dk

 

Hjemmesiden betyder meget for os og vi gør hvad vi kan for at vedligeholde hjemmesiden. Dels fordi hjemmesiden benyttes som vores strategiske marketingsværktøj, dels som en vidensopsamler.

 

Vi har 2 kilder til information for vores klienter. Dels hjemmesiden, dels vores interne hjemmeside. Når klientens sag er oprettet kan klienten logge ind på hjemmesiden og downloade dokumenter som har en generel betydning for den pågældende sagstype. Klienten kan på denne måde downloade eksempler på afgørelser, domme m.v.

 

Vi har ikke noget imod at dele vores viden med klienterne.

 

Har du forslag til forbedrninger eller lignende hører vi gerne fra dig.

 

 

 

 

HJÆLP (45)

 

Vi skal hjælpe hinanden i det daglige arbejde navnlig fordi dette meget ofte vil ganve klienterne.

 

Klienterne opnår en stor grad af værditilvækst ved at vi prøver at se sagen fra flere sider.

 

Indimellem kan et par nye "øjne" se ting som man ikke selv er opmærksom på.

 

Vi vil bestræbe os på at videre formidle denne viden til vores klienter. Dette gøres ved,at vi publicerer vores dokumenter i generel form på internettet.

 

 

 

 

HVIDVASKNING (53)

 

Vi deltager ikke på nogen måde i hvidvaskning.

 

Se nærmere på vores hjemmeside desangående.

 

 

 

 

INFORMATIONS TEKNOLOGI (17)

 

Hele driften af vores kontor er baseret på den mest moderne edb teknologi som findes. Vi hylder effektive tekniske elektroniske arbejdsgange for at sikre den bedst mulige betjening af vores klienter.

 

Hovedparten af programellet er udviklet in-house.

 

Vi benytter Microsoft og har en SBS server 2008 til at drive serveren med. Exchange server danner baggrund for vores postsystem.

 

Vi har en mobiltelefon som klienter kan træffe os på 24/7, hvis sagen har en meget hastende karakter.

 

 

Al vores post, dvs. både indgående og udgående post scannes. Dette betyder, at al posten er elektronisk tilgængelig for alle vores medarbejdere.

 

Vælger vi at posten også skal publiceres, har klienterne adgang til at downloade deres post direkte via vores hjemmeside; advolaw.dk.

 

De får tildelt en adgangskode og et password af os. Ved hjælp af dette kan de on-line få adgang til de nyeste oplysninger.

 

For at øge tilgængeligheden kan vores klienter også uploade dokumenter og se fremtidige aktiviteter på sagerne.

 

Der er mulighed for, at vi via fuldmagt, kan meddele ret til at også andre end klienterne kan se de samme oplysninger. Det er kun partnerne som kan bemyndige andre til at se disse oplysninger og kun efter særlig aftale med klienten.

 

Der er ingen vej uden om, AL post skal scannes.

 

Dette betyder omvendt, at sagen fysisk kan destrueres, efter at sagen er afsluttet og færdigfaktureret. Vi gemmer al indscannet post og udgående post så længe kontoret eksisterer, dog min. 5 år efter arkivdato.

 

 

 

 

INTERESSE KONFLIKTER (18)

 

Du kan finde alt om interesse konflikter på vores hjemmeside under punktet; "hvem er vi".

 

Vi hylder grundlæggende princippet om " først til mølle".

 

 

 

 

KAFFE M.V. (8)

 

I vores køkken finder du the og kaffe og vi vil pr. 1. november 2010 etablere en frugtordning.

 

 

 

 

KALENDER (19)

 

Alle vores møder, hovedforhandlinger osv. skal indskrives i vores elektroniske kalender.

 

Da alle vores aktiviteter er knyttet til de respektive sager, SKAL sagen være oprettet forinden mødet/aktiviteten bookes.

 

Vores klienter har mulighed for selv at booke et møde via internettet.

 

Vi booker normalt et møde på 1 - 1½ time til det første klientmøde. Derefter bookes efter aftale med den ansvarlige partner / advokat.

 

Hovedforhandlinger i byretten / ankestyrelsen / statsforvaltningen med 1½- 2 timer. Hovedforhandlinger i Landsretten bookes med 3 timer både ved formiddag og eftermiddag.

 

Alle møder ses online af alle kontorets medarbejdere.

 

 

 

 

KLIENTFORDELE (28)

 

Vi serverer altid kaffe, the og/eller vand til vores klienter, - også for at give en afslappet stemning ved vores møder.

 

Vi har sørget for, at klienterne kan få de relevante oplysninger hurtigst muligt via internettet.

 

Vores telefonbetjening er åben dagligt fra kl. 9-16 dog ikke fredag hvor vores telefon tid er mellem kl. 9-15.

 

Vores telefoner er dog lukket mellem kl. 12-13.

 

 

 

 

KORRESPONDANCE OG BREVE (22)

 

Vi bestræber os på i vores korrespondance at udtrykke os klart og tydeligt, således, at vores klienter, parter, retter osv. forstår hvad vi mener.

 

Vi skal bestræbe os på, at vi ikke bruger unødvendigt juridisk sprog, som kan være uforståeligt for andre.

 

 

 

 

KURSER (20)

 

Vi deltager i de nødvendige kurser.

 

Alle partnere har selv stået for kursusforløb indenfor vores specialer.

 

Vi har undervist eksternt i bl.a. Dansk Psykolognævn og inden for særforeninger.

 

 

 

 

LANDET RUNDT (54)

 

Vi har sager i hele Danmark. Parterne kommer ofte i Jylland, hvilket du skal være opmærksom på, når du aftaler tidspunkter med klienten og eksempelvis retterne/statsforvaltningerne.

 

Du skal som regel regne med, at det tager en hel dag i Jylland og der kan derfor kun aftales eet møde den pågældende dag.

 

Vær opmærksom på, at der er eksempelvis er en del transporttid mellem retten i Hillerød og statsforvaltningen på Sjælland, - placeret BÅDE i Roskilde og i Nykøbing Falster.

 

 

 

 

LEDELSE (23)

 

Kontoret ledes af parterne, som pt. er Advokat Tine Andersson & Anders Lindholt

 

Advokaterne Tine Andersson & Anders Lindholt driver virksomheden i et interessentskab
 
Vi deles om kontorets medarbejdere.

 

 

 

 

LUKKEDE RETSMØDER (58)

 

De fleste af vores sager foregår for lukkede døre. Det vil sige, at det kun er parterne, som har adgang til retsmøderne.

 

 

 

 

LØN (24)

 

Vi overholder DJØFs overenskomst for vores medarbejdere.

 

Lønsedler skal afleveres senest den 20. i hver måned.

 

Du vil efterfølgende få din lønkvittering fremsendt via DANLØN og selve lønnen bliver overført til din bankkonto.

 

Udlæg godskrives efter gældende regler.

 

 

 

MEDARBEJDER STYRING (34)

 

Kontorets medarbejdere tilrettelægger selv deres arbejdstid.

 

Vi stiller alene krav om, at der er en medarbejder i kontorets åbningstid.

 

Dette betyder, at medarbejdere ved sygdom eller fravær skal dække hinanden ind. Dette stille store krav til flexibilitet hos den enkelte medarbejder, netop derfor blev det pointeret ved ansættelsessamtalen.

 

I nogle situationer kan det forekomme, at der skal være 2 medarbejdere til stede. Dette efter nærmere aftale med partnerne.

 

 

 

 

MEDINDFLYDELSE (25)

 

Vores ansatte har indflydelse på kontorets forhold.

 

Vi er interesseret i at få den bedste arbejdsplads, idet vi faktisk bruger megen tid på kontoret.

 

Din mening har derfor betydning.

 

Vi klarer mange problemer og taler om tingene når vi spiser frokost sammen, typisk mellem kl. 12-13 på hverdage.

 

 

 

 

MINDMAP (59)

 

Flere af kontorets advokater bruger MINDMAP til sagsbehandlingen. Dette gør en sag overskuelig, idet fakta ses som en grafisk præsentation.

 

Dette gør det meget lettere, at indføre nye oplysninger i sagen.

 

Du kan se mere om mindmaps i Marianne Kibenich's bog; "MindMaps - genvej til overblik" fra Jurist- og økonomforbundets forlag.

 

 

 

 

NØGLER OG KODELÅS. (26)

 

Ved ansættelsen får du udleveret en nøgle til indgangsdøren til Skt. Peders stræde 39.

 

Nøglen passer også til hoveddøren og til dørene til vores kontor på henholdvis stueetagen og 1. sal.

 

Ud over nøglen har vi en adgangskontrol på vores døre. Disse dører åbnes via en adgangskode på et vis antal cifre. Du får oplyst adgangskoden ved din ansættelse.

 

Nøglen må ikke udleveres til uvedkommende og skal returneres ved ansættelsens ophør.

 

Ligeledes må adgangskoden til døren heller ikke udleveres til nogen uvedkommende.

 

Når du forlader arbejdspladsen skal du sikre dig, at alle dørerne er låst med nøglen. Du checker også lige, at kaffemaskiner, lys m.v. er slukket.

 

Kopimaskinen i stuen skal slukkes. Kopimaskinen på første sal skal være tændt, idet den virker som en faxmodtager.

 

 

 

 

OMGANGSTONE (30)

 

Vi skal tale pænt til hinanden også når kontoret ind i mellem står på gloende pæle.

 

Vores omgangstone skal være uhøjtidelig præget af venlighed overfor hinanden. Vi skal have respekt for hinandens arbejde, som er vigtigt for kontorets eksistens.

 

 

 

OPLYSNINGER IØVRIGT (44)

 

Mapper og indhold i sager må under ingen omstændigheder forlade kontorets lokaler.

 

Kun efter specifik tilladelse fra en af parterne forlade kontorets lokaler.

 

Oplysninger i øvrigt er kontorets ejendom og ingen medarbejder opnår under ansættelsen ret til dokumenter eller andre informationer uanset formen af informationerne.

 

Dette betyder, at vores paradigma mappe tilhører kontoret og ikke nogen medarbejder, uanset om medarbejderen har bidraget til den generelle paradigma samling.

 

 

 

 

OPLÆRING (57)

 

Når du ansættes hos os, vil du følge et oplærningsprogram. Typisk vil en af de gamle i "faget" lærer dig op, hvorledes du opretter sager, bruger telefonsystemet og hvordan du kommunikerer med omverden.

 

Du kører parløb i en periode. Hvor lang perioden bliver afhænger en del af dine personlige kvalifikationer.

 

Vi lægger meget vægt på, at du spørger ind til det du ikke ved. Især i starten er det vigtigt, at få ryddet misforståelser afvejen, idet misforståelser er vejen hen imod fejl.

 

Der er ingen, der er tilknyttet kontoret, som vil afvise dine spørgsmål. I den sammenhæng er ingen spørgsmål dumme !

 

Du skal vide, at vi alle har været igennem denne periode.

 

Der plejer at går ca. ½ år førend, du vil føle dig rigtigt hjemme, dvs. at du har nogenlunde fod på rutinerne og kender sagerne.

 

Der vil i starten forekomme en del tekniske juridiske udtryk som du sikkert ikke er fortrolig med. Det skal nok komme.

 

 

 

 

OVERARBEJDE (29)

 

Vi tror ikke på, at overarbejde som udgangspunkt er en god løsning. Det er vores ønske, at de arbejdsopgaver vores medarbejder har kan løses indenfor normal arbejdstid.

 

Der vil dog i perioder kunne forekomme overarbejde, eksempelvis hvis der skal sendes flere ekstrakter eller andre større opgaver. Ellers forekommer overarbejde kun efter nærmere aftale med en af partnerne.

 

Overarbejde dækkes som sædvanlig timebetaling.

 

 

 

 

POST (31)

 

Vi har en ordning med postvæsnet, således, at vores post bliver leveret hurtigt.

 

Straks efter at posten er åbnet efter en af partnerne SKAL den indscannes således, at den kan e-mailes direkte til vores klienter.

 

Da e-mails således er vigtig i kommunikationen med klienterne, er det vigtigt at der tjekkes op på om det indscannede er afsendt korrekt pr. mail. Dette gøres via infoscan.

 

Vi indscanner også dokumenter som relaterer sig til advokatkontoret selv.

 

Fax'er skal ikke indscannes, da faxen allerede er ført ind på harddisken. Du skal blot ændre navn på filen og videresende denne efter de sædvanlige regler.

 

 

 

 

POST BEHANDLING (38)

 

Når du modtager posten i åben stand, skal du "støvsuge" skrivelsen for relevante informationer.

 

Eksempelvis kan der være angivet møde datoer som skal noteret i vores time/sagsregnskab. Check om møderne ikke dobbeltbookes !

 

Andet eksempel er, at du skal drage omsorg for, at få noteret journalnummer og attention personer på sagen i sagsbilledet.

 

Du skal - efterhånden som du bliver øvet - sørge for, at skrivelsen videresendes med de relevante parametre, dvs. om skrivelsen skal sendes til orientering, udtalelse, indkaldelse til hovedforhandling/statsforvaltning m.v.

 

Endelig skal du lige overveje, hvorvidt der skal anvendes sprogkode for klienten / parten.

 

 

 

 

PUBLICERING (46)

 

Når du indscanner breve/dokumenter m.v. kan du afgøre, hvorvidt dokumentet skal publiceres eller ej.

 

Et 'P' betyder publicering.

 

Udgangspunktet er, at al post publiceres, dog ikke følgende typer skrivelser:

 

Salærmeddelelser i fald at vi er beskikkede som advokater i sagen,

 

Straffesager. I straffesager skal indholdet indscannes, men det på under INGEN omstændigheder publiceres eller fremsendes til klienten. Det eneste der må fremsendes i straffesager er selve indkaldelsen til klienten til hovedforhandlingen.

 

Er du i tvivl skal du drøfte spørgsmålet med den ansvarlige advokat.

 

 

 

RECEPTIONEN (32)

 

Receptionen er omdrejningspunktet for advokatkontoret.

 

Receptionen befinder sig på 1 sal og styrer indlukningen af klienter til møder på kontoret.

 

Du åbner porten ved at "trykke" klienten ind efter at du har sikret dig, at personen også skal til møde. Vi har indimellem personer som ikke skal bydes velkommen på kontoret.

 

Når klienten er lukket ind sørger du for, at klienten bliver sat i vores venteværelse, hvor klienten skal tilbydes kaffe, the eller vand.

 

Når klienten har sat sig, skal du lukke døren ind til venteværelset, idet klienten IKKE skal overhøre telefonsamtaler som også modtages i receptionen. Du skal herefter orientere den advokat klienten skal til møde med.

 

Det er vigtigt at du hilser pænt på vores klienter både telefonisk og ved personlig betjening. Vi følger vores klienter ud og siger pænt farvel.

 

Klienterne er vores vigtigste aktiv.

 

Ved telefonbetjeningen stiller du om til advokaten, - ikke noget med at "hun" eller "han" ikke er på kontoret eller "hun" eller "han" ikke har tid. Det er advokat xx sidder i møde etc.

 

Hvis advokat ikke kan træffes, skal du bruge OUTlook ti lat sende en telefonbesked. Det er vigtigt at du får rigtig fat i navnet og navnlig telefonnummeret. Har du sagens nummer er dette også rart at få anført i emailen.

 

 

 

 

RENGØRING (27)

 

Der bliver gjort rent på kontoret efter aftale.

 

Dog kan vores medarbejdere forvente, at der skal vaskes op i dagligdagen samt tømmes skraldespand i køkkenområderne.

 

 

 

 

RYGNING (33)

 

Kontoret er røgfrit.

 

Dette beror på en generel rygepolitik men kontorets lokaler er ikke egnet til rygning.

 

 

 

 

SIKKERHEDSUDVALG (35)

 

Vi har ikke noget sikkerhedsudvalg, men vi kan drøfte spørgsmålene med medarbejderne.

 

 

 

SURHED (48)

 

Vi hader surhed om morgen og ønsker at morgen starter med et godt udgangspunkt. Mange af vores sager er meget bedrøvelige og problemfyldte.

 

Vi vil derfor ikke bruge tid på at aflæse medarbejdere "hvilket humør de nu er i" når dagen starter.

 

 

 

 

TELEFON (36)

 

Vores hovedtelefonnummer er 33 93 03 00.

 

Vi har også direkte telefonnummer til de respektive advokater.

 

Du skal bestræbe dig at give en venlig og relevant betjening.

 

Det er ikke receptionens opgave at råde vores klienter juridisk, men vi ønsker, at du - efterhånden som erfaringen indfinder sig - kan drage omsorg for, at vi får de relevante oplysninger til eksempelvis ansøgning om fri proces.

 

Er der flere der ringer på samme tid, sættes de efterfølgende opkald i kø.

 

Du kan tage telefonen fra samtlige telefoner ved at benytte *8

 

 

 

 

TIDSREGISTERING (39)

 

Når du ringer ud til fx. retten eller til andre personer/myndigheder skal du anvende sagssystemets call system.

 

Dette sikre at samtalen bliver registeret og ajourført på vores time/sagsregnskab.

 

Det er vigtigt for dels afregningen af sagen dels for efterfølgende dokumentation af sagsekspeditioner.

 

 

 

 

UDGÅENDE KORRESPONDANCE (40)

 

Du må kun skrive breve til klienter, retter og andre ved at anvende sagsbilledet.

 

Dette skyldes at vi gemmer vores udgående (og indgående ) breve i vores time/sagsregnskab.

 

Derved kan alle vores medarbejdere omgående se skrivelsernes indhold ligesom klienterne også kan se korrespondancen blot du sikre dig, at korrespondancen er angivet med et P#SKR, P#SKRST

 

 

 

 

UDGÅENDE POST (43)

 

Juristerne skriver selv deres breve, men du kan sagtens forvente, at vi ind imellem i pressede situationer lige dikterer et kort brev.

 

Vi håber på, at vores medarbejdere med tiden bliver så selvstændige, at de godt selv kan formulere skrivelser, når vi sætter de overordnede rammer.

 

 

 

 

VISION (41)

 

Det er vores ønske at betjene vores klienter og samarbejdspartnere bedst muligt. Dette sikres via relevant rådgivning og meget gerne skulle munde ud i en merværdi for vores klienter.

 

De skal - også hvis sagen tabes - opleve, at vi har gjort hvad vi kunne.

 

Vi ønsker at tjene penge på vores rådgning for at sikre viksomhedens fortsatte fremgang.

 

Vi ønsker også at give vores medarbejdere et godt arbejdsmiljø og sikre at de opnår en personlig udvikling, der kan hjælpe dem i deres fremtidige erhvervsliv.

 

Vores ønske er også, at vores medarbejdere kan se værdien i at kunne samarbejde og opleve, at man kan gøre en forskel overfor klienterne.

 

Vi har ikke noget egentlig motto.

 

 

 

 

 

 

Overskrift

Text

AFSLUTNING

 

Bemærk venligst, at medarbejderhåndbogen ikke er udtømmende og at tingene kan ændre sig. Vi vil bestræbe os på at vedligeholde medarbejderhåndbogen løbende, så har du tilføjelser og/eller ændringer er du mere en velkommen til at bidrage til vores medarbejderhåndbog.

 

Ønsker du at gøre brug af vores generelle oplysninger er du velkommen hertil blot på betingelse af, at du via et aktivt link linker til vores hjemmeside www.adv.dk

 

 

Copyright 2013 (c) Advokaterne Andersson & Lindholt.

 

 

 

 

 

 

 
[PRINT]
© Design-Line DanmarkLicensed by Advokaterne V.5.4S-3-1742459 
Velkommen Welcome Contact About Lawyers What Client Thinks [B]Separation & Skilsmisse[/B] Dommen  Retsplejeloven  Statsforvaltningen  [B]Forældremyndighed[/B] Flytning af ..  Ændring i ..  Forældreansvarslov  Barnets bopæl  Børnesamtaler  Ankeinstans  Samvær Ændringer efter 1.10.12 § 67 krav Bodeling/samejer Konfliktløsning Haager Konventionen Tvangsadoption Børnebortførelse Internationalt  Lovgivningen Børnesagk.Undersøgelse Hvorfor/hvornår/hvordan  PsykologNævnet  [B]Anbringelse af børn[/B] Gode Råd  Frivillig anbringelse  Tvangsfjernelser  Familierådslagninger [SPACE] Om Ankestyrelsen Det sociale nævn Retssager imod kommunen [B]Domstole[/B] Civilretten  Skifteretten  Fogedretten  [SPACE] [B]Andre sagsområder[/B] Seksuelle krænkelser Straffesager  Ægtepagt/Testamente Børnetestamenter  [SPACE] [B]Hvem er vi[/B] Om advokaterne  Etiske regler/Hvidvaskning  Om sagsbehandlingen  Interessekonflikter  Vores sagsområder  Hvad koster det  SMS  Medarbejder håndbog  Foredrag  Mødebooking  Billeder kontoret  Kontorfællesskab  Stud jur søges  Ejendommnes historie  AdvoCloud Det siger klienterne Pressemeddelser Medier  CMS "TORNADO" © Design-Line Danmark